【重要なお知らせ】個人情報を含むメール誤送信に係るお詫びとお知らせ

2015年2月25日

新宿情報ビジネス専門学校では、東京都より委託を受け公共職業訓練を実施しております。

訓練や就職支援を実施する上で、当校から訓練修了生への連絡をする際に、6名の訓練修了生の方に本来メール送信先に他者の宛先が分からないようBccにて送信すべきところを、誤って他者5名の宛先も表示されるToにて送信をしてしまいました。すぐにミスに気付き謝罪と削除依頼のメールを送付し、 監督行政に報告をいたしました。現時点では、6名の訓練修了生全員から当該メールを削除したとの連絡を受けており、具体的な被害は報告されておりません。

本校では、これまでもメールアドレス等の個人情報の管理や活用に関しては、十分注意を払い対応してまいりましたが、訓練修了生や関係者の皆様に多大なるご迷惑とご心配をお掛けすることとなりましたことを心より深くお詫び申しあげますとともに、ここに経緯と今後の対応をご報告させていただきます。

概要

平成27年2月24日に、6名の訓練修了生のメールアドレスが、そのうち他者5名の修了生に流出した。

流出した個人情報

訓練修了生6名(内5名が同じクラス、1名が別クラス)のメールアドレス8件。

誤送信の経緯

訓練を修了した訓練生に対して連絡をするにあたり、同一内容だったため一斉送信した。その際、Bccを有効にせずToのままメールアドレスを入力し送信した。

事後対応について

送信直後の事後対応の詳しい流れは以下となる(クリック:画像拡大)

再発防止策について

  1. 個人情報の取り扱いに関し、全学的に確認のための講習を実施する(2月25日実施済)
  2. 複数に同時配信する場合は、人数の多寡にかかわらず、情報配信型メーリングリストを利用する。一方的な情報配信型メーリングリストであるため、管理者(学校側)からのみ送信可能の設定とするので、登録メンバがメーリングリストへ投稿することはできないため、登録メンバによる誤送信が起きることはない(3月2日実施済)
  3. Bcc,Ccを使用したメール送信を全面禁止とし、個別にToで送信する(2月25日実施済)
  4. 上記ルール2及び3を徹底する為、校内規定として明文化する(3月2日実施済)
以上